林玉端(數學所研究助技師)
研究單位時常定期舉辦各種演講及學術研討會,通知發送的方式,有採紙本海報發送、Email群組通知、網頁公告等。紙本海報在大型演討會時有其宣傳的功能,小型或經常性學術演講通知若以紙本寄送,大都緩不濟急,時效性太差,靈活度不夠。Email傳播有一定的宣傳效果,但在垃圾郵件及廣告郵件氾濫的當下,淹沒了人們精確讀取有用訊息的判斷力。每個單位皆提供學術演講網頁公告,並分配專人負責維護演講資訊,有些單位以靜態HTML方式呈現,有些以動態PHP、JSP、或ASP程式連結資料庫,取出即時演講訊息的網頁,各單位網頁上資訊保有正確即時的特性,是參與者不可獲缺的資訊來源,但是浩瀚的網際網路,如何快速取得需要的資訊是一個重要課題。
在各式通訊技術不斷發展之下,RSS subscribe、ICAL檔案轉入各式日曆系統等即時資訊訂閱軟體紛紛出籠,讓時髦的使用者不需到各個網站瀏覽訊息,軟體直接把新訊息收集回來,不會錯過眾多興趣網站任何新的訊息。各網站維護人紛紛製作不同訊息格式(如XML等),讓使用者自行訂閱,使用者只需在一個瀏覽器或Reader上就可以訂閱各方新增加的訊息,讓讀者不至於錯過任何一場重要演講。
日前所內會議,同仁提出演講公告新增RSS訂閱功能,便開始思考使用者訂閱訊息的功能,RSS訂閱適合電子新聞報導,讀者在一個單獨Reader工具上,立即收到即時新聞訊息,立刻知道發生的事件,事件內容大都不會影響個人計畫。演講通告可以用RSS方式發送,但是演講舉辦日期與RSS通告日期一定有一段差距,演講當日讀者還必須尋找前日RSS訊息或記入自己日曆本,才能充分掌握演講資訊。ICAL檔案匯入個人行事曆(Outlook、Vista日曆、Mac OS X ICAL等),就比較能夠讓讀者輕鬆掌握許多演講訊息,但其缺點就是使用者必須在自己的電腦環境中,匯入自己所需要的ICAL檔。三週前台大數學系張安昇先生建議用Google Calendar建立演講通告。仔細實作一次,發現Google Calendar同時把RSS、ICAL、HTML等格式一次都轉出來了,Google協助轉出來的格式可以直接嵌入各系所網頁,讓資料提供者作一次演講公告行事曆,馬上套出數種服務,讓我熱血澎湃不已,稍候發現可以在Google帳號內整合他人公開的日曆,並且以不同顏色呈現不同單位行事曆,真是太棒的服務,只是使用者必須登入帳號,自己搜尋別人公開的日曆,加入自己的Google Calendar裡面。其中HTML格式讓一般讀者不需任何帳號,即可瀏覽單位行事曆,引發應該把同性質單位,或相同地域環境的處所,個別HTML聯合行事曆的構想,主動整合散落在各網站的演講訊息,讓使用者在一個行事曆上輕鬆讀取公告,其整個架構如圖1。
多日來努力尋找如何把Google Calendar這開放的服務加以運用,研究討論區許多技術人員的意見,終於找到一個Google Calendar Gadget符合我想要的樣式,製作出【中研院數學所、台大數學系、國家理論科學中心臺北辦公室(數學組)、以及台大數學科學中心 聯合演講公告】,如圖2。研究該工具的特性,加上數學所資料庫資源,和數學研究推動中心主任討論,提出一個全台灣數學統計系所聯合演講通告計畫,擬請各系所進入Google帳號,建立維護各所學術演講行事曆,公開其行事曆,通知數學中心行事曆帳號,中研數學所維護聯合網站,讀取各單位Google Calendar,行事曆將以新竹以北、新竹地區、中部等地域劃分,提供各地區聯合演講通告,讓數學學人充分掌握全台數學統計演講訊息。
另外中研院舉辦的各類重要會議及演講,常常吸引院外人士參與,但是公告訊息散落在各主辦單位網站,容易遺落感興趣的演講。目前各所雖然都提供中研院週報,演講研討會資訊,但是承辦人必須處理兩次以上相同資料,偶爾會有些疏忽,或是因為紙本時效問題,沒有放入週報內容。再者院方舉辦重量級演講時,一定希望同仁盡可能參與,並且希望各所處避開相同時段舉辦會議。以上狀況利用聯合演講行事曆就可以解決,同時放上中研院行事曆,同仁對全院行程一目了然,更容易安排各式公務規劃。因此建議院方考慮採用這模式,鼓勵各所建置相似的服務,一次輸入學術活動行程提供多式服務,再由計算中心維護聯合公告網站,提供大家一個完整的中研院學術資訊平台。詳細使用說明:http://www.math.sinica.edu.tw/ical/