本院「112 年學術行政策略規劃會議(柳營會議)」3 月下旬在臺南柳營舉行,院本部行政團隊難得齊聚一堂,在三天兩夜腦力激盪下,討論包含各單位的工作目標與期望,並檢視是否扣合全院發展目標、研擬行政同仁的激勵方案及績效評估、並就全院性、跨單位的問題相互交流,共同尋求解方,凝聚團隊向心力。除此之外,會議中三場精彩的主題報告─「過去幾年世界的改變」、「從 ChatGPT 專案講起」,及「中研院的定位與貢獻」,更讓與會人員深刻體認「世界持續在變化,敢於改變,創造未來」所能發揮的影響力與重要性。

行政團隊「柳營會議」再對焦,服務全院達成發展目標

以「正向思考」提出「積極性措施」幫助全院達成發展目標

行政團隊「柳營會議」再對焦,服務全院達成發展目標

▲柳營會議以「正向思考」提出「積極性措施」幫助全院達成發展目標。

廖俊智院長強調,延續草山會議、沙崙會議的共識,柳營會議在成就全球頂尖研究、善盡社會關鍵責任、延攬培育頂尖人才等三大目標的基礎上,檢視院本部各部門日常業務是否符合全院發展目標,並據此設定行政團隊未來三年的工作目標。廖院長希望大家能正向思考,聚焦於問題本身,打破學歷、性別、年齡或是否具有公務員身分等標籤,努力突破限制,並從可解決的問題優先著手,進而規劃中長期解決方案,積極幫助全院達成發展目標。廖院長並舉近期本院「餐車」專案為例,此即為院方在最短時間內,找出短期解決方案,並付諸執行的最佳案例;而總務處也持續推動中長期的餐飲服務規劃,從根本解決院內用餐問題。

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▲院長帶領主管們聚焦問題、從可以解決的問題優先著手。

世界持續在變化,敢於改變現在,才能創造未來

面對世界持續的改變,無人能置身事外,學術諮詢總會邱繼輝執行秘書以「過去幾年世界的改變」為題,勾勒元宇宙到多元宇宙的世界觀,以及人類如何以批判性思考在不斷變化的世界中發揮影響力,希望提供與會人員更多元的思考面向。主管們對於報告中提及落實願景與面對改變,需要領導及行動的全面動員, 紛給予回響;廖院長亦回應,為因應世界的快速變化,本院現有的組織結構、制度做法、人力資源等都必須隨之調整,不斷進行體制內的小改革,朝正面的方向改變。

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▲學術諮詢總會邱繼輝執行秘書以「過去幾年世界的改變」為題報告。

接著由資訊服務處陳伶志處長以「從 ChatGPT 專案講起」為題,分享本院在 ChatGPT 風雲崛起之際,如何應用生成式 AI 優化行政服務。鑒於行政服務時常面臨「規定都在網路上、想找找不到、問承辦人最快」的窘境,導致同仁耗費許多時間回應,壓縮執行業務的精力。資訊服務處與資訊科學研究所合作,提出以 ChatGPT 為基礎的解決方案,潤飾說明文件,改善網路問答成效。ChatGPT 的專案讓行政團隊學習到「問出好問題、切割困難各別擊破、累積小成果成就大進展」,陳處長表示,「數位」轉型,除了 digital 轉型之外,也需要 many people(數位)一起轉型;不只資訊部門要升級,各處室的行政服務,包括人事、主計系統,也可以借助 AI 的優勢,做到資源整合、資訊優化。

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▲資訊服務處陳伶志處長分享以 chatGPT 應用生成式 AI 優化行政服務。

最後則是學術及儀器事務處陳建璋處長報告「中研院的定位與貢獻」。本院是我國人文及科學研究的重鎮,負有指導、聯絡及獎勵學術研究、培養高級學術人才的重要任務。陳處長表示,本院數項重要貢獻包含,近幾年本院在大量延攬培育高級學術人才方面,自國外延聘 8 位所長,並持續與國際頂尖機構合聘研究人員,以及獎助超過 2,000 位碩博班學生等。同時,本院也與國內各大學緊密合作,透過人才的延攬培育,以及學術研究合作,實質提升大學研究能量及學生教育,對大學排名的量化指標也有相當貢獻。

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▲學術及儀器事務處陳建璋處長報告「中研院的定位與貢獻」。

此外,本院也為全國學術界提供服務,包含貴重儀器設施及專業技術,並提供相關實驗諮詢、樣品製備、數據分析等,也以研究成果回應社會關鍵責任,透過任務型專案研究計畫及政策額度計畫,支援大學合作教授、永續科學、材料分析、生技及次世代轉譯等研究。而在國際學術交流上,更是全力支持代表臺灣參與各類國際學術組織,並補助國內學術社群參與國際活動,以增進跨國研究合作。惟根據綜合數據的趨勢顯示,本院的研發經費、人才延攬及培育、研究成果等在世界上的相對表現,仍然有進步空間,需要全院共同努力。

白天的會議緊湊精實,晚飯過後的星光晚會也熱烈精采。除人事室林怡君主任重拾學生時期的吹口琴的興趣,連續兩天帶來口琴表演,搭配同仁合唱真善美組曲,樂聲悠揚令人沉醉;各單位默契十足,主管們合唱國、台語雙聲道,抒情與搖滾一首接一首,眾人也即興伴唱同樂,歡笑連連,紓緩白天緊湊會議的壓力;同仁們均表示,很難得公餘之暇有機會相互交流,增進彼此間認識,相當有意義。

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▲人事室林怡君主任重拾學生時期的吹口琴的興趣。

會議最後一日轉往本院位於臺南沙崙的南部院區,接續與科長級以上主管進一步討論工作要求、評鑑與激勵方案的可行性,並就各類問題腦力激盪,共同研議解決方案;此外,亦參觀院區第二期工程建設,包含興建中的綜合大樓、大型會議室等。南部院區除現有的生物技術中心,量子、能源等研究團隊預計於今年下半年陸續進駐,將逐步與鄰近的學研機構形成研究聚落,期待未來再訪會有新的風貌。

行政團隊「柳營會議」再對焦,服務全院達成發展目標

▲南部院區的硬體設施即將進入第二階段工程

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