◆◇特稿◇◆ 對本院行政規範的一些看法 朱敬一 中央研究院是一個「學術行政機關」，一方面從事學術研究，另 一方面也會面對若干行政事務。照理說，研究與行政應該相互配合、 共創佳績；但在實務上，由於研究體系與行政體系認知與文化的不 同，兩者之間不時會產生一些磨擦。在過去這一段時間裡，偶爾會 有所長向院方埋怨人事、會計、總務等的行政約束，認為有些約束 實在會妨礙研究之推展。另一方面，院方的行政人員偶爾也對各所 經常要求「破例」、「特准」而嘖有煩言。在此，我想以一、二個 案為例，彙整出一些原則，希望爾後研究人員與行政人員若是遇到 類似狀況，能夠順著這些原則來思考、處理事情，庶幾彼此漸漸能 夠互相體諒、合作無間，真正做到「共創佳績」。 大約兩年多之前，有許多位所長都曾抗議院方所定「學術研討會」 的支用標準太沒有彈性。例如，該標準規定每場研討會「補助國外 主講人機票以八人為限」。但是學界人士都知道：(一)研討會邀請 外賓很可能會超過八人，(二)一位往返紐約的交通費也許可以支付 三位往返日本的學者，(三)預算每兩年編一次，而兩年前根本不可 能確定有幾位外國人來開會。萬一交通費有餘而餐點費不足，會計 單位亦不准挪用。凡此種種，許多研究所都是怨聲載道。 當時，我也覺得前述規定極為僵硬，更不符合學術會議運作的邏 輯。後來弄清楚了，才知道院方訂定「補助國外主講人機票以八人 為限」的規定，其實應該只是對預算「編列」的規定，用之以為各 所「編列」研討會預算的「平均」上限，如此才能便於預算審議之 進行。但是在陰錯陽差之下，前述「平均」的「編列」上限，居然 變成「每個」會議的「支用」上限。種種不便、種種埋怨，都是由 此而生。這樣陰錯陽差的不合理規範，居然也在院裡運作了年餘， 其磨擦成本、學術成本不可謂不大。我想問的問題是：為什麼這麼 僵硬的規定卻改不了？以下，我嘗試提出一些思慮及處理步驟，給 院內相關同仁參考。 一、當各研究單位或其研究人員看到某項規定對於自己從事的研究 活動有妨礙時，請先平靜的想一想：這些有礙研究的規定，是 不是真的沒有道理？以前例而言，開研討會只准請八位外國人， 實在是沒道理。但也有一些規定，是基於健保、福利等考量， 而不得不然(例如研究人員出國訪問，規定要三週之前報院)， 或是需要報其他機關核定而必須早挪期限。如果檢討之下發現 規定未必不合理，則也就沒有後續處理的必要。有些時候，我 們研究人員是「自由慣了」，總是不喜歡被約束；連出國申請 都逼到最後一天才趕辦。若是一些規範對研究並沒有真正的妨 礙，研究人員或許也可以收斂一下自己的自由，對行政規定做 適度的配合。 二、當院方行政人員聽到研究人員的若干埋怨時，也該設身處地了 解這些規定對研究造成什麼樣的不便。雖然研究與行政人員體 系不同，但既然大家在同一單位內工作，就沒有理由堅持「彼 此互不了解」。以前述「開會八人」之規定為例，那是對學術 發展的一種箝制，院方行政人員在與各研究單位或其研究人員 溝通後，就應該了解那是一項壞規定。再以出國訪問三週前報 院之規定為例，行政人員在檢討之後，也應該了解其為保障研 究人員人事權益的必要規定。如果一項規定經檢討屬於合理， 則就此打住。反之，如果規定確實有些問題，則應在適當場合 (如院主管會報)讓院長、副院長及總辦事處處長知道，並進行 下述程序。 三、當院方行政人員在與各研究單位或其研究人員溝通後，發現某 項規定確實不合理，則需要進一步了解：「這個規定究竟是本 院所自定、抑或係中央主管機關的通令？」院內人員要確定這 一點相當容易。大家應該都熟悉國科會或各大學的相關承辦人； 只要打通電話要一份他們的規定，交叉比對一下就知道答案了。 如果是本院自定的規定，則處理比較單純。再以前述「開會八 人」的規定為例，國科會的規定是「受補助機關自行在本會核 定之經費額度內調配使用」，可見他們完全沒有「支用」額度 限度，容有調整空間。此時，各研究主管或院方行政人員即可 將本院之不合理規定及改進方向，彙整成案，向院長或副院長 或處長提出，尋求解決。前述「開會八人」的不合理規定，也 已經循此程序加以修正。如今，該規定只適用於預算之編列， 不再適用於預算之支用。 四、如果一項不合理規定的源頭是來自於中央主管機關的統一命令， 則處理就稍微複雜一些。此時，研究與行政人員必須從網路或 其他來源，找出這一份中央行政命令的原本，再判斷：(一)本 院現有的規定，是否對前述中央命令做了太過嚴苛的解釋？ (二)中央規定原本的字裡行間，是否存在著可以變通的解釋空 間？如果有前列兩種情形之一，則研究主管或行政人員即可簽 擬建議，「突破」現有之嚴苛解釋。如果這樣的突破在道理上 站得住腳，經院長或副院長簽批，就能在法令範圍內另闢蹊徑， 方便研究活動之推展。萬一有所謂行政責任，也會由院長、副 院長承擔。 五、如果經過前述檢討，卻找不到突破空間，或是幕僚簽擬之所謂 「突破」建議，確有違法之虞，則此時可由院方行文相關機關， 尋求解釋之更新、命令之改變、甚或法律之修改。這些過程可能 曠時費事，不是短時間可以竟功，但以採購法修改為例，當初若 干不適用研究機關的規範，已經在今年的修法中獲得修正，可見 我們的反應也不是全然沒有效果，只是大家要多些耐心而已。 以上五個步驟，我不敢說是處理行政規定困擾的「標準程序」， 整理出來只是給各位做參考而已。其實各研究單位內部同樣亦有研 究與行政配合的問題，各所亦可參照上述程序，先考慮這是肇因於 院方的規定，或是各單位的內規，如是單位內規，則在單位內尋求 共識即可；如係院方規定所致，則可循上述程序謀求解求之道。本 院的研究與行政人員都應該有一項認知：行政規定的目的，是為了 便利(而非箝制)業務的推動。就中央研究院而言，行政規定的目的， 就是為了便利研究的推動，別無其他。因此，本院的任何規定都只 是手段，都不應該不知不覺的「目的化」。有些人偶爾會有「各所 之間規定要統一、所與院本部規定要統一」、或是「這樣規定方便 管理、那樣規定簡便業務」的想法，都有混淆手段與目的的危險， 值得大家彼此提醒。 總之，學術研究與行政是一個整體，彼此要能互相體諒，互相配 合，學術研究工作才可能做得好。希望研究與行政同仁們能夠秉持 這樣的互助精神，來處理院內的大小事務。