◆◇佈告欄◇◆ 「與院長喝咖啡」活動紀錄 時　　間：八十九年二月十一日（星期五）下午三時三十分至五時 地　　點：活動中心中研咖啡廳 主 持 人：李遠哲院長 參加人員：行政大樓各單位同仁約四十人 活動形式：院長報告、問與答、自由交談 院長報告 一、我擔任中研院院長已六年了，各位要記得我很容易，但要我記 得院內每一位同仁就比較難，再加上我對人的記性不強，時常 無法分辨誰是誰，請大家包容。此外，由於我平常習慣在走路、 吃飯時做思考，因此有時無法分心跟同仁打招呼或談話，希望 大家不要以為我是故意不理人，或者以為我很兇，而懼怕我， 其實我是很高興跟同仁談院內的事的。 二、本院在過去幾年已有長足的進步，某些學術領域已達到世界最 高水準，也受到國際重視。在本院與社區互動方面，近年來我 們也有了許多具體行動，包括舉辦許多活動邀請附近社區學校 等院外人士參加，出借大禮堂給附近國中、小學等，我很希望 同仁們也能走入社會，對社會多付出關懷。 三、本院最近有了一些改變，我想在這裡跟大家報告一下。體育館 六月底應可完工，館內設有符合國際標準的五十公尺游泳池， 池外有跑道可供慢跑，二樓有韻律室，三樓有三個羽毛球場、 一個籃球場、兩個網球場，設備很不錯。負責規劃的建築師可 說是花了很多的心血，希望大家以後要多多利用體育館，保持 身體健康，有健康的身體才會有高的工作效率。 　　在院區景觀方面，除了朱銘的雕塑為本院景觀增添特色外，本 院也新購四幅由知名畫家梁奕焚先生所繪之原住民油畫，其中 三幅掛在活動中心一樓大廳，一幅陳展於台史所籌備處。另外， 院內的實驗稻田將部分變更為荷花池及水生植物生態保育池， 池內也將有小魚等。 在學術研究方面，天文所籌備處與美國哈佛大學正在做次毫米 波陣列—SMART(Sub-Mm-ARray-Taiwan)計畫，以干涉式的方式 觀察星星的形成，美方負責架設六個無線電波望遠鏡，我國則 負責另外兩座望遠鏡。這項研究因為我們的參加，功用幾乎比 原先的加倍，讓觀測照片的成像速度加快。望遠鏡架設地點選 在夏威夷海拔4,200公尺高的Mouna Kea火山上。我國負責的望 遠鏡最遲於明（公元2001）年完成架設，將使我國的天文研究 在國際上展現良好的競爭力。 　　此外，天文所籌備處及數學所也將於四、五年後遷至國立台灣 大學，希望能與台大合作，提升學術水準。而新成立的應用科 學及工程研究所籌備處在未來將設在清大、交大交界處，跟兩 個大學合作，一起做研究。 　　未來幾年內，科學家就可能解出人體內三十億位元基因遺傳密 碼定序，如果人類能夠進一步破解人體內的基因功能，則對人 類醫學、藥物研究會有很大的影響。目前本院是以老鼠基因突 變做研究標本，因為老鼠的基因是人類的一半，許多基因跟人 很近似。相信本院在基因體研究會有很大的貢獻。 問與答 一、公共事務組張震宇：資訊所現正進行電子化公文系統研究，不 知本院行政作業的公文傳遞是否計劃朝電子化發展？ 院長：本院推行公文流程管理系統已好多年了，但仍有若干問題。 資訊所做的是更自動化的研究，有些研究所，如統計所已在 試用該軟體，如果效果不錯，其他所（處）也將會採用。至 於總辦事處的推行情形請秘書組主任李有成回答。 秘書組主任李有成：如院長所說的，「中央研究院總辦事處公文流 程管理系統」已實施了好一段日子，秘書組和計算中心也不 斷在評估檢討。我們也完成了「中央研究院公文製作系統」， 目前在測試階段，計畫不久就要推行到各所處去。目前的函 稿經承辦人簽辦，主管批示後，還需經繕打人員將稿重新打 字校對後才發文，是很不合效率的，我們希望不久後可讓繕 打人員從電腦擷取承辦人的稿，直接依長官批示作修改，以 節省不必要的人力，增加行政效率。秘書組也正和計算中心 研究電子佈告欄的可行性，計畫將若干通知、公告透過電子 佈告欄公佈，減少紙本，節省紙張，但因為牽涉很廣，我們 還在評估當中。在這裡我也順便呼籲同仁們要趕快加強電腦 輸入能力，才能讓公文自動化的作業順利推行。如果資訊所 有很好的系統，我會建議計算中心向資訊所聯繫，請資訊所 支援。 二、學術諮詢總會簡任秘書董鴻隆：我覺得本院的行政工作是權責 分、勞逸不均、是非不明、獎懲不分，行政人員沒有溝通的管 道，只能對上級唯唯諾諾。許多行政人員的士氣不高，請院長 留意此現象。另外，許多同仁公文寫得不好，我建議開訓練班 教導同仁正確公文的寫作方式。 院長：同仁公文寫不好牽涉到同仁是否有機會學習、成長，我贊同 開設訓練班，或讓同仁有其他學習管道。做主管的在修改屬 下公文後，應該當面指導屬下，而非只是批改後就直接再往 上呈。 　　　 至於同仁間的溝通和士氣問題，我知道每個單位都會有定期 的聚會，同仁與長官應可利用機會做充分溝通。人與人的互 動是很重要的，若看到某些事不合理，就應跟上級反映。在 民主社會中，不是每件事都要上級規定怎麼做，有事大家可 提出來討論。如果同仁跟直屬長官討論後無法解決，可向更 高一層提出討論，如果同仁與各級主管做過溝通，但問題仍 無法解決，大家可以來找我，院內的事我絕不逃避，會想辦 法幫忙。不過，如果大家彼此之間存著不信任，要溝通就很 難了。 總務組主任賴以賢：我認為人與人相處，溝通很重要。本組每週有 組務會議，就是希望同仁間能多做溝通。事情在做決定前， 每個人可提出意見做討論，一旦大家的決定做出後，就應同 心協力。 秘書組主任李有成：民主社會中，不同意見的存在是必然的，但自 己的想法未必是最好或者是最對的，因此溝通的過程很重要。 一件事常常會有不同的層面，希望大家能放開自己，多聽聽 不同的意見，多彼此尊重，一旦做成決定，希望個人就不要 再堅持己見。至於公文的撰稿是很重要的，公文寫得好，可 減少主管核稿時間，可以空出時間來多做別的事。各個單位 每天送到秘書組審核的函稿很多，每天光花在核稿的時間就 不少。本院所有的函或書函不是用院長就是用中央研究院的 名義發出，所以傅秘書和我核稿時非常小心，以免鬧笑話。 希望承辦同仁寫公文時能多花點心思。 三、學術諮詢總會簡任秘書董鴻隆：中央部會組織法中規定，部會 以上的秘書職位應是十至十一職等，但在本院卻自廢武功，在 組織法中只規定秘書職位為十職等，降了級，是不合理的現象。 院長：人事室徐積均主任曾在主管會談中建議將秘書的職等改為十 至十一職等，有關本院組織法的修訂要待行政院再造完成後， 政府才會考慮。而我則是希望能將秘書職等的問題趕快改過 來。 人事室簡任秘書李漢笙：本院職務列等的確有不公平之處，我們會 在本院組織法修改會議中將此事提出討論。 四、公共事務組鄭清棋：人事行政局前一陣子表示，將考慮施行公 務人員自主性惰勤制度，也就是公務員上下班不用打卡，目前 總辦事處用指紋辨識方式紀錄同仁的出勤是不合效率的。 院長：本院採上下班打卡制，是由人事室決定的，目前實施的制度 是希望讓上下班較有彈性。上班是要對自己負責，以後若人 事行政局訂出免打卡的規定，我們一定馬上施行。 人事室簡任秘書李漢笙：依公務人員考績法規定，部屬的出勤紀錄 是主管打考績的參考，因此我們才施行打卡制。對於前面大 家所討論到的溝通問題，我認為主管領導部屬要能帶心，要 能敞開心胸聽屬下的意見、重視員工福利，並給部屬做事的 方向，還要對政策規定多作了解。 五、人事室簡任秘書李漢笙：希望本院的升遷管道能更暢通。 院長：如果職務有缺，就應讓表現好的同仁調升，但我不希望升遷 的對象是只空有年資、卻不夠努力工作的人。因此如果院內 沒有適當人選，我們就要討論是否對外尋求人才。我們會保 持內升管道的暢通，這是在主管會報中已達成的共識。如果 院內同仁表現得不錯，我也願意幫同仁寫推薦信給院外單位， 讓同仁有機會升到更高職位。我也曾聽到別的單位的人說， 同樣職等的人，本院同仁的表現卻不如其他單位，這是有待 我們改進的，因此我希望建立一個大家都能求進步的環境， 多讓同仁有進修的機會。本院大約每月會舉辦一次的跨所（ 處）活動，主題大多是非常大眾化的，希望同仁多多前往參 加，增長自己的見聞。 學術諮詢總會執行秘書吳金洌：員工的潛能需要激發，以使工作更 專業化、效率化，因此我非常鼓勵我的研究室的同仁多進修。 我也覺得主管跟同仁間要多互動，讓員工也能成長，這種互 動不應只限於工作上，應可擴及家庭等方面。另外，我建議 院內行政同仁能跟國內具水準的學術單位作交流，可互相觀 摩、學習。至於日漸重要的英文能力，我們可安排課程提升 同仁的水準。 秘書組主任李有成：外界的訓練班未必契合大家的需要，我們也許 可以針對同仁的需求開設適當課程。另外，我相信一個人是 可以在工作中成長的，希望大家要更努力表現，接受工作的 挑戰，才有更多敘獎、升遷的機會。 六、公共事務組楊彩蘭：請院長談談對同仁的期望。 院長：我希望大家要在自己的工作崗位上努力奉獻，不可浪費納稅 人的錢，並且多關心社會上的事。我相當擔心大家的工作士 氣不高，希望大家覺得在本院工作是值得驕傲的，並且能愉 快地工作。 前一陣子前總務主任楊重信拿了一封黑函找我，說信內對本 院和他個人提出許多批評。楊主任覺得該黑函對他個人造成 不小傷害，心理覺得很難過。我認為不具名寫黑函是不負責 的行為，我們根本沒必要去理會，也沒有必要去看這樣的黑 函。該函列出一些問題要院方澄清，但是該函沒有具名，也 沒留下地址，要我們怎麼回信說明？總統府政風室也收到該 封黑函，還曾向本院政風室探尋信中所提之事，我覺得這是 很不可思議的。我想，寫信的人可能是對院內事務有所不滿 或不了解，但是以寫黑函的方式攻擊別人，就讓人感到很遺 憾。 　　　我希望身為主管的人要多留意同仁的情緒，設法將問題妥善 的處理。同仁的不滿或不解可多跟各級主管溝通，尋求正常 的管道解決；若實在無法解決，也可以找我談，如果不便跟 我當面談，也可寫信給我，但是一定要具名。至於部分同仁 間流傳著誰是黑函作者的猜測，則也是很不應該。同仁們若 發現有這種問題，不妨跟處長反映，趕緊制止這種破壞彼此 感情的事。 七、公共事務組謝幸娟：希望行政大樓各單位同仁能多交流，才能 夠知道彼此的工作性質和內容，這樣才能產生多些了解和信任， 也較易互相體諒。 院長：我知道總辦事處新任處長莊英章很想對總辦事處作一些改革， 他今天剛好人在國外，無法出席這場聚會。由於這場喝咖啡 活動的主要對象是總辦事處的同仁，許多事跟莊處長有關， 今天的談話作成紀錄後，會給莊處長作參考。 八、秘書組專員王芸芬：「工欲善其事，必先利其器」，但是總辦 事處資訊設備不足，速度不夠，尤其印表機是許多人共用一台， 造成很大的不便。人力資源是很可貴的，希望院方能多用事務 機具取代人力資源。 院長：我也認為應多利用事務機具取代人力資源，如果同仁需要更 好的設備可向上級提出要求，如果單位與單位間無法達成共 識，可請處長協調解決。總辦事處的工作量很大，組室各科 間的工作量也許分配不均，我們應時常檢討工作分配是否合 理、人力配置是否適當。 九、秘書組專員王芸芬：根據八十八年中旬公佈的「中央研究院行 政技術人員升遷考核作業要點」第五條第三款規定，最近一年 內曾列為待命進修人員者不得參加升遷考核作業，是否意指在 職進修時，就不能升遷？ 院長：該條款適用的對象並非在職進修者，而是指全職進修者，有 意願在職進修的同事可不必有此擔心。 人事室簡任秘書李漢笙：該條款確如院長所言，並非指在職進修者。