◆◇讀者來文◇◆

  關於收信代碼的個人淺見

    ※本專欄作者意見不代表本報立場

    天文及天文物理研究所籌備處　陳明堂、謝佳慧

      前日收到院內通知，爾後院區內各單位需加一收信代碼。亦即本
    處地址變為：臺北市南港區11529研究院路二段128號中央研究院26
    天文及天文物理研究所籌備處

      我們實在不懂為何要加入此一號碼，這是否意味著，以後來信可
    以只寫中央研究院26，而不必加註天文及天文物理研究所籌備處？
    若使用本處郵政信箱號碼，即臺北市南港郵政1-87號信箱，還需要
    加中央研究院26天文及天文物理研究所籌備處嗎？

      不知道作此決策者是否考慮過此一改變所需之成本。最簡單的，
    必須改變名片地址。第二，所有印有本處地址的刊物、信紙、信封
    皆必須重印。第三，本處必須通知所有院外同事、來往國內外機構
    此一新改變。

     到底為何要多加此兩碼？若不加，是否還收得到郵件？假若還收
   得到，為何多此一舉？到底問題在哪裡？決策諸公們是否能分享一
   下您們的智慧？

     而且此郵政編號與人事及會計系統的編號為何都不一樣？一個所
   （處）究竟要記多少個號碼才能夠知道我們是誰？

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    總務組說明：

      本案係依本院總辦事處第四七九次主管會報紀錄「公共事務組梁
    主任建議建立本院各單位收信代碼，以方便外收發室迅速分送英文
    信件。」而辦理。

      一、 目前本院各單位收信代碼，係援用計算中心所編訂於政府
           採購資訊公告系統之本院各單位代碼。

      二、 已洽請計算中心研擬建置「本院外收發室郵件條碼讀取簽
           收系統」，有需要通知的僅僅是經常書信往來機構；現有
           之信封、信紙、名片、刊物等，皆不需重印。此一規定將
           試辦一段時間後再行檢討。

    公共事務組說明：

      一、針對本院經常收到「收件人不詳」的「英文」信件，外收發
          無法處理必須退回的情形，本組提出收信代碼的建議，經由
          總務組費心研擬後，決定中、英文信件全面推動收信代碼。

      二、此事並非強制性，亦無時間性，試想：外收發室有數量相當
          多的英文信件，僅書Academia Sinica及收信人的英文名字，
          這樣的信件不知應如何正確、迅速的分送至該收件人手中？
          個人記住自己單位的代碼畢竟並不困難，因此請同仁不妨以
          較積極的態度思考此事。

      三、加註代碼並不能解決所有的問題，但加註代碼是解決問題的
          方式之一，如您對代碼加註的位置有意見，或您有處理「收
          信人不詳」信件的妙招，請多多指教。