◆◇讀者來文◆◇	      

  從院內行政效率談起

      最近總辦事處召開了一個如何改進行政效率的會議，怎樣才能把
    行政做好？是值得每一位擔任行政工作者，經常自我反省的重要課
    題。個人來院已十五年，也很不尋常地長時間擔任院內最小行政單
    位的主管迄今，還經常用直接的言語，公開反映若干行政程序與效
    率上未盡周延的缺失，但現實面是：改良率似乎比不上討人嫌來得
    多。所幸，目前總辦事處裏的行政氣氛，已有相當轉變，有實質效
    益的會議，包括組織法修訂等，也逐漸展現在各項會議記錄和現實
    運作中，趁此新形勢，擬提出有關院內行政效率問題的個人觀察。

      解決行政效率問題，或謂應從「更替主管」著手。但是，即使換
    成最有能力的主管，還需要上下或同層級主管配合才行，且強將往
    往自視甚高，最易忽略協調溝通程序，亦未必有良兵可匹配，在現
    今公務員鐵飯碗制度下，劣兵難換也難調，加上升遷淘汰籌碼有限
    ，就算主管強勢到錢、權甚至人都集中，恐怕還是會走上疲於奔命
    、觀眾一堆卻乏人奧援窘境。也有謂可從「簡化層級」著手，譬如
    所處內人事會計總務等行政事務，應減除與總辦事處重疊部分等等
    ，但將面臨的人力糾纏問題，在公務機關很難擺平，從凍省反彈案
    例就可以想見。所以，期望從「換角」與「精簡」之途，提昇行政
    效率，立竿見影，談何容易？依個人體認，改進院內行政效率的長
    久入手處，或許是：行政工作能否建立於一個具有民主精神並符合
    單位特色的行政機制。

      具有民主精神並符合單位特色的機制如何落實於行政？個人愚見
    還是從老生常談去做：也就是從人事公開、經費公開、分層負責和
    各層級溝通管道暢通做起。先談人事公開，就是把主管的人事主導
    權，包括進用升等獎懲等，改為經公開程序的由下溯上。譬如總辦
    事處最近規定，招考行政、技術人員，包括任用制度一條鞭的人事
    、會計、政風人員，都要經過公開招考、測驗與甄審小組議決，杜
    絕了關說之途，看似減除了主管用人權，其實也甩除了伴隨而來的
    人情包袱，將來才能公正地獎賢罰不肖。次談經費公開，主管和經
    辦人員，要有無不可告人的胸襟，不論研究人員的研究經費、旅運
    費，或行政工作的加班費、行政管理費等，都讓同仁可以查閱和評
    斷：錢花在誰身上？用錢最多的人是不是相對值得？因為會被公開
    ，主管當然知道自制，不敢把公帑花到對外說不出口的地方，同時
    也減少了承辦人員浪費、作弊的機會和非主管行政人員的悠悠之口
    ，許多不必要的特權和誤會，也會自然遁除。第三是分層負責，只
    有分層授下實權，才能要求各層級認真負責，否則就會落入以「公
    權力不彰」、「我有無力感」為辭的推諉行政。分層負責精神，簡
    單的說，就是在上者要能「舉重若輕」，分散繁瑣，四兩撥千金，
    專注於決策；而在下者要能「舉輕若重」，敬慎其事，千金撥四兩
    ，做妥份內。譬如最近會計室與政風室推動的各所處稽核小組制度
    ，就是希望在將來逐漸擴大授權採購營繕金額的精神下，先在所處
    主管決行與行政人員執行之間，另賦予第三者初步同意權與監督權
    ，但如何設計此一同意權和監督權，包括名稱等，應尊重各所處特
    性與需求，由其自行斟酌。當貫徹分層負責以後，主管不僅可以集
    中心力於政策推動，還可以很方便地抽換不適當的任一層級，當然
    也包括自己能被撤換。第四是各層級溝通管道要暢通，廣開對話窗
    口，建立行政申訴制度。最近幾個月以來，兩位副院長到各所處開
    座談會，就是最好的開端，從座談會裏不僅可以發掘許多值得注意
    的新問題，也可以消除許多不必要的各層級誤解。相反的例子，就
    是總辦事處的公文流通自動化案，從開始的時候，就沒有做好內部
    溝通，少數人閉門造車，如何能出而合轍呢？憑白浪費了近兩年時
    間。通常每一位主管，尤其是新主管，都希望增添人手好做事，同
    時卻也受限於員額，但如果溝通做得好，不僅可以下情上達，更有
    助於瞭解勞逸不均和找出隱藏的人力。行政就是服務，當第一線工
    作人員，執行有窒礙時，沒有表達改進意見的管道或不常被徵詢、
    重視，管理一定落空。當然，「橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同
    」，不同職務和層次的人，對同一件事的認知有差異，是常見的，
    所以在溝通的過程中，主管如何從順耳與刺耳之間，分辨是諛辭、
    忠言或純屬誤會？除了警惕和容忍之外，要識廬山真面目，還需要
    跳脫是非圈，做一點求證的功課，自信清明，往往不然！

      主管和威權是相生的，但有權才有威的時代應該讓它過去，權力
    下放並不會稍減主管之威，如要講究所謂「不怒而威」的氣勢，應
    先「子率以正」，行事要「去權謀、合正道」。不過，眼前的現實
    面卻往往是：有了權力的主管，沈湎於「作之君、作之師」易，主
    動下放權力則難；尤其當有「傻忠」提醒的時候，又常被正確、贊
    成之類的快樂頌所淹沒，甚至以口頭就證明這些勸諫，都是危言聳
    聽、惡意謗辭。這種隨時及身的「飄飄然」滋味，大概就是：嘴說
    做主管如同雞肋，心爭做主管卻都打死不退的人生實相吧。本院是
    學術研究機關，研究資源分配，當然不能搞齊頭假平等，但行政工
    作似乎沒有理由不能開誠布公。要求行政效率提高，大家應從關心
    本單位問題著手，等待恩給之外，還需大家建言和監督，只有在「
    上不吝予，下不慚爭」的共識和良性制衡下，逐步建立起保有各單
    位特色的行政機制，才能發揮「人可被取代、事易被檢驗」的良好
    行政效率。

      政風室主任閻琴南

      ＊本專欄作者意見不代表本報立場＊